Die PAULY Firmengruppe

Kompetenz in Ihrer Nähe!

Digitalisierung

Wie gut Ihre Arbeitsabläufe und Dokumentenprozesse organisiert sind, erkennen Sie daran, wie viel Zeit Sie täglich für die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten aufwenden. Je einfacher und schneller das abläuft, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für produktives Arbeiten an Ihren Kernaufgaben und Projekten.

Wir machen mit Ihrem Dokumenten-Management kurzen Prozess: automatisierte Abläufe und gleichzeitiges Arbeiten. Dabei sind nicht nur alle Vorgänge nachvollziehbarer – und somit kontrollierbar. Unsere Lösungen sind schnell und einfach implementiert und die intuitive Benutzeroberfläche ein Garant für hohe Anwenderzufriedenheit. Trotz der Verwendung vieler Standards sind unsere Lösungen flexibel skalierbar und passen sich ohne aufwändiges Customizing Ihren Prozessen und Anforderungen an.

Digitale Unternehmensprozesse

Best-Practice schafft fertige Business-Solutions für die täglichen Geschäftsprozesse. Hier erfahren Sie mehr über unsere TOP 3 der digitalen Geschäftsprozesse:

Eingangsrechnungen Bewerbermanagement Vertragsmanagement

Digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verwalten, läuft die Verarbeitung komplett elektronisch ab: Sie erhalten die Eingangsrechnungen per Mail oder scannen das Papier ein, die Software erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Dann startet das System einen Kontierungs- und Freigabeprozess und archiviert die Rechnung elektronisch. Egal, welcher Mitarbeiter an welchem Standort am Prozess beteiligt ist – im Rechnungsworkflow läuft alles automatisiert.

Eine Umstellung Ihrer Rechnungsverarbeitung bringt also deutliche Vorteile: Denn wer schon länger mit der Digitalisierung liebäugelt, nutzt jetzt den Schwung, die E-Rechnung einzuführen und seinen kompletten Rechnungseingang zu automatisieren. Einmal umgestellt, sparen die neuen Prozesse wertvolle Zeit und Geld. Zudem haben Sie maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Digitale Bewerbungsprozesse

Mit einem digitalen Bewerbermanagement, fügen Sie zusammen, was zusammengehört: die Personalbedarfsmeldung, Stellenausschreibung, Verwaltung von Bewerbungen, Korrespondenz sowie Onboarding-Prozesse. Alle wichtigen Schritte sind ineinander verzahnt und komplett digital. Das schafft reibungslose Abläufe in der Personalabteilung und erhöht die Effizienz Ihres Bewerbermanagements um ein Vielfaches.

Alle Abläufe sind dabei klar und einfach: Nach der Meldung von Personalbedarf, stehen Vorlagen für die Stellenanzeige zur Verfügung. Per Knopfdruck sind diese erstellt und veröffentlicht. Eingehende Bewerbungen verwalten Sie zentral in digitalen Akten und dankt Dashboard bleiben alle Phasen übersichtlich. Im Talent-Pool findet interessante Bewerber Platz, die Sie für andere Stellen berücksichtigen wollen. Vorlagen für Mails und Terminplanungen erleichtern das tägliche Doing. Bei der Einstellung haben Sie zudem einen definierten Ablauf für das Onboarding.

Alle Verträge stets im Blick

Vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen – für den Unternehmenserfolg ist es entscheidend, jederzeit den Überblick zu behalten. Verträge spielen hierbei eine zentrale Rolle. Bei der Vielzahl an täglichen Informationen gilt es, wichtige Fristen nicht aus den Augen zu verlieren. 

Neue Verträge werden mit allen dazugehörigen Informationen digital erfasst. Ob Mietvertrag, Versicherung, Mobilfunk – sämtliche Vertragstypen können digital abgebildet werden. Dashboards ermöglichen eine verbesserte Auskunftsfähigkeit bei kritischen Fristen und festgelegten Laufzeiten. Zudem können alle dazugehörigen Dokumente schnell verknüpft und den erforderlichen Personen zur Verfügung gestellt werden.

5 Schritte zur Digitalisierung

1) Erfassen und Scannen

Grundlage für ein digitales Dokumentenmanagement ist das Scannen von Papierdokumenten bzw. das Erfassen von bereits iin elektronischer Form vorliegender Dokumente. Mit Hilfe von softwarebasierter Texterkennung (OCR) werden die Informationen auf einem Dokument digital nutzbar gemacht.

2) Informationsverarbeitung

NAch der Erfassung der Informationen muss ein Dokument korrekt klassifiziert werden, damit es leicht wiedergefunden wird. Anhand verschiedener Kriterien (Erstellungsdatum, Autor, Textinhalt, Geschäftsdaten etc.) wird jedes Dokument genau beschrieben, mit den notwendigen Zusatzinformationen versehen und an der richtigen Stelle im DMS angelegt.

3) Sichere Datenablage

Die Ablage eines Dokumentes im Dokumentenmanagement-System erfolgt gemäß unternehmensinterner Compliance-Richtlinien sowie im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Datensicherheit (GoBD) sowie den Datenschutz (DSGVO).

4) Zugriffssteuerung

Über Zugriffskontrollen und ein ausgefeiltes Berechtigungssystem wird die Sicherheit der im DMS abgelegten Dokumente zusätzlich erhöht. Steuern lassen sich die Zugriffe für einzelne Funktionen, auf Ebene der Dokumente oder für ganze Bereiche.

5) Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen auf der Grundlage geschäftsrelevanter Dokumente bietet einen entscheidenden Mehrwert moderner DMS-Lösungen. Von der automatisierten Rechnungsverarbeitung über die Digitalisierung von Personalprozessen bis hin zum digitalen Vertragsmanagement können Unternehmen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ganzheitlich profitieren.

Startklar zur Digitalisierung?

Digital? – klare Vorteile!

Schnell

Schneller Zugriff auf alle Informationen: Ob Verträge, Angebote, Rechnungen oder Kontakte – sämtliche abgelegten Dokumente lassen sich über Masken oder per Volltextsuche in Sekundenschnelle finden.

Struktur

Klare Ablagestruktur: Eine übersichtliche Ablagestruktur, genau definierte Aktendeckel, Unterordner und voreingestellte Masken sorgen für eine einfache Bedienung und hohen Nutzwert.

Einfach

Einfache Einbindung von Dokumenten: Das Hinzufügen und Zuordnen digitaler Informationen wie E-Mails oder gescannter Papier-Dokumente zu bestehenden Vorgängen erfolgt intuitiv per Drag & Drop in den entsprechenden Unterordner.

Transparent

Klare Zuständigkeiten: Sie legen fest, wer wann welche Aufgaben zu erledigen hat und steuern den Weg eingehender Dokumente über die digitale Umlaufmappe.

Vorlagen

Speichern wiederkehrender Abläufe: Einmal angelegte Umlaufmappen können abgespeichert und später als Mustervorlage wieder verwendet werden. Aufgabenzuweisung und beteiligte Personen bleiben im Ablauf immer gleich.

Komfortabel

Komfortables Nachverfolgen der Vorgänge: Die digitalen Umlaufmappen zeigen auf einen Blick, welche Stufe eines Genehmigungsprozesses erreicht ist, wer ein Dokument zuletzt bearbeitet hat und was der nächste Schritt ist.